Out of Office - Πώς να γράψεις ένα καλό μήνυμα χωρίς να ακούγεσαι σαν ρομπότ

Το καλοκαίρι πλησιάζει και τα πρώτα “εκτός γραφείου” μηνύματα έχουν ήδη ξεκινήσει να εμφανίζονται στα inbox. Για τους περισσότερους είναι μια τυπική υπόθεση: μερικές ημερομηνίες, μια ενημέρωση για περιορισμένη πρόσβαση στο email και αυτό ήταν. Τυπικό; Ναι. Λειτουργικό; Επίσης ναι. Αλλά κάπως... βαρετό.

Το μήνυμα του “Out of Office” δεν είναι απλώς μια ειδοποίηση. Είναι μια ευκαιρία να επικοινωνήσεις με προσωπικότητα, να μείνεις συνεπής με το ύφος του brand σου και – γιατί όχι – να φτιάξεις τη διάθεση αυτού που το λαμβάνει.

Τι κάνει ένα καλό OOO μήνυμα;

Ένα καλό μήνυμα είναι ξεκάθαρο, δίνει ακριβείς πληροφορίες, προστατεύει τον χρόνο σου και δείχνει συνέπεια με την επαγγελματική σου εικόνα. Δεν χρειάζεται να είναι επίσημο, αν δεν είναι και το ύφος που γράφεις γενικότερα. Δεν χρειάζεται να είναι αστείο, αν δεν το νιώθεις. Αυτό που μετράει είναι να είναι λειτουργικό, ανθρώπινο και να εξυπηρετεί τον σκοπό του.

Αν θέλεις να κρατήσεις έναν επαγγελματικό αλλά φιλικό τόνο, μπορείς να γράψεις κάτι όπως:

«Από [ημερομηνία] έως [ημερομηνία] θα βρίσκομαι εκτός γραφείου με περιορισμένη πρόσβαση στο email. Αν πρόκειται για κάτι επείγον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την ομάδα μου στο [email]. Θα επιστρέψω με φρέσκια ενέργεια και… ίσως ένα ελαφρύ μαύρισμα.»

Για κάτι πιο αληθινό και προσωπικό:

«Αυτές τις μέρες κάνω κάτι σπάνιο: ξεκουράζομαι. Θα επιστρέψω τη [ημερομηνία] και θα απαντήσω με καθαρό μυαλό και καφέ στο χέρι.»

Ή... λίγο χιούμορ ποτέ δεν έβλαψε

«Αυτή τη στιγμή βρίσκομαι σε αποστολή: να δω πόσες μέρες μπορώ να αντέξω χωρίς ειδοποιήσεις. Αν είναι κάτι σοβαρό, στείλτε carrier pigeon ή email στη [ομάδα υποστήριξης]. Επιστρέφω τη [ημερομηνία] — εκτός αν με πείσει κάποια ταβέρνα να μείνω.»

Το Out Of Office μήνυμα μπορεί να μοιάζει τυπικό, αλλά είναι κομμάτι της συνολικής σου εικόνας. Λειτουργεί σαν μικρή “κάρτα επίσκεψης” σε ανθρώπους που περιμένουν απάντηση ή συνεργασία. Δείχνει ότι σέβεσαι τον χρόνο τους, ότι είσαι οργανωτικός και – το πιο σημαντικό – ότι μπορείς να συνδυάσεις επαγγελματισμό με ανθρώπινο τόνο!